Entrevistamos a Mar Llambí, recientemente reconocida como Microsoft MVP

En Kabel estamos de enhorabuena, nuestra compañera Mar Llambí ha obtenido el reconocimiento MVP (Most Valuable Professional) otorgado por Microsoft. Este premio supone un reconocimiento a aquellos profesionales del sector que han demostrado un amplio conocimiento acerca de los productos y servicios de Microsoft y dedican gran parte de su tiempo a compartirlo con la comunidad tecnológica.

Como profesional reconocida por Microsoft, y como Consultora Senior de M365, Mar nos puede aportar valiosos insights acerca de cómo están viviendo las empresas el proceso de transformación digital que se viene produciendo desde hace años, y que se ha visto acelerado a causa de la crisis del Covid. Por tanto, aprovechamos el momento para entrevistarle.

De parte de todos los que formamos Kabel, enhorabuena por el reconocimiento, ¿qué significa para ti ser Microsoft Most Valuable Professional (MVP)? 

Para empezar y sin ninguna duda, un sueño hecho realidad. He encontrado algo que me apasiona, lo he hecho mío y le estoy dedicando todo mi tiempo y cariño; el resultado de esa entrega es este reconocimiento que para nada es una meta, es un impulso más para seguir haciéndolo incluso con más ganas y energía. El premio MVP es el mayor reconocimiento dentro de la comunidad tecnológica, Microsoft lleva 27 años reconociendo a los miembros y expertos más activos de la comunidad, aquellos que ofrecen un valor añadido y una diferenciación a la puesta en marcha de productos Microsoft. El perfil de MVP es diverso: los hay con amplia experiencia profesional y liderazgo en implantación de tecnología Microsoft, hasta usuarios más avanzados que llevan tiempo compartiendo la pasión por el uso y la voluntad de ayudar a los demás. En mi caso soy muy activa en redes compartiendo noticias sobre las aplicaciones de negocio, escribiendo tanto entradas técnicas como más de negocio en mi blog y participando en eventos de todo el mundo como speaker. Sin ninguna duda esto último es lo que más disfruto y el reconocimiento MVP me permite seguir practicando: poder dar charlas, workshops y divulgar el beneficio, uso y buenas prácticas de la tecnología. ¡Ojalá pudiera dedicarme a ello 100%! Pero sin duda he encontrado el equilibrio perfecto y esto no habría sido posible sin las personas que me han apoyado desde mi primera charla (y siempre han creído que valía para esto), hasta vosotros, KABEL, mi empresa y también gran apoyo para seguir siendo referente de tecnologías Microsoft.

Formar parte activa de la comunidad tecnológica es clave para optar al reconocimiento, ¿Por qué es tan importante la comunidad de profesionales?

Porque una comunidad viva y unida, asegura que todos los profesionales del sector avancen y, por lo tanto, la industria, mercado y país en conjunto. El conocimiento debe ser libre y abierto, y una comunidad activa asegura que el conocimiento fluya y evolucione. Además, la tecnología cada vez es menos vertical, deja de estar centralizada en un departamento de IT, para ser cada vez más horizontal y adoptarse por distintos tipos de perfiles y profesionales. La divulgación técnica es necesaria para el progreso de la sociedad en sí, recíprocamente nos beneficiamos todos de ello y ojalá cada vez sea más común.

Venimos de una percepción errónea de la compartición de conocimiento: si comparto al resto de profesionales cómo he resuelto este reto, los demás lo copiarán y empezarán a adaptar; eso resultará en que mi solución ya no será exclusiva y perderá valor. ¡Error! Si comparto cómo he resuelto este reto, ayudaré a otros con los mismos problemas, seguramente alguien utilizará mi trabajo como base para mejorarlo y, mi experiencia y conocimiento habrán tenido un impacto positivo. Además, seguro que en el futuro un problema que yo tenga será resuelto gracias a la ayuda de los demás.

Por último, creo que los líderes tecnológicos, como reconoce el programa MVP, aseguran el avance y la calidad del conocimiento abierto que se genera, son conocedores del estado del mercado y las necesidades y problemas reales de los usuarios y, además, son los principales motores que mantienen precisamente, la comunidad viva y unida.

Al margen de la aceleración tecnológica causada por el Covid, ¿Cuáles son las barreras (o dificultades) con las que se encuentran habitualmente las empresas a la hora de la adopción de nuevos procesos tecnológicos? ¿Cómo pueden solventarlas?

Me gustaría lanzar una pregunta al lector: ante un coche tirado por caballos y un coche a motor, nadie dudaría en tomar el coche a motor, ¿verdad? ¿Por qué priorizamos la innovación y la evolución tecnológica en nuestra vida, pero nos cuesta hacerlo en nuestra organización?

Creo que precisamente lo que la situación actual por Covid19 ha puesto sobre la mesa es la alta resistencia al cambio que había (y aún hay) en las organizaciones de nuestro país. Es curioso porque precisamente esta situación repentina ha puesto en evidencia cómo las principales causas a la resistencia al cambio (incertidumbre, falta de presupuesto, desconocimiento de los beneficios de la digitalización, falta de compromiso, poca priorización, miedo al fracaso…) se han convertido en el enemigo principal y directo de los últimos meses productivos.

La transformación digital no puede ser una asignatura obligatoria, debe convertirse sí o sí en un punto estratégico; una vez más ha demostrado que las empresas que lideraban esa transformación han podido continuar con su modelo de negocio y adaptarse a la situación del teletrabajo sin apenas haber realizado muchos cambios. Cuando planteamos una trasformación y digitalización de los procesos de negocio, intentamos plasmar la idea de que la inversión inicial que supone tiene un alto retorno en cuanto reducción de trabajos manuales, dedicación de recursos y, sobre todo seguridad de la información.

¿Qué sectores crees que llevan delantera en la adopción de estas tecnologías?

Creo que la relación no viene dada por el sector al que pertenezca la organización, sino por la apuesta real que haga ante innovación y digitalización. No cuesta imaginar que sectores de tecnología y telecomunicación han crecido bajo la filosofía de la digitalización pura, pero hay muchas otras empresas multinacionales (energía y banca, por ejemplo) que han sido verdaderas pioneras en la transformación digital. El sector de la industria está viviendo una verdadera revolución 4.0 en la cual el objetivo es la supervivencia en un entorno cada vez más competitivo; muchas de ellas siguen sin embargo, sin llevar el modelo de evolución tecnológica a sus procesos de gestión; si bien cada vez son menos.

El verdadero capital de una organización en el año 2020 son los empleados, por lo que una verdadera transformación llega cuando una organización digitaliza de abajo hacia arriba. No podemos innovar de cara a nuestros clientes y seguir manteniendo procesos manuales y dependencias a archivadores de papel; es un castillo de naipes que acabará cayendo por su propio peso. Es un mensaje difícil de aplicar en su totalidad, sobre todo si tenemos en cuenta que la mayoría del tejido empresarial de nuestro país son PYMES que se ven forzadas a priorizar sus inversiones en un mercado cada vez más competitivo.

Parece que el mensaje de la digitalización sea una utopía que muchos sitúan en sus planes estratégicos, pero en la que pocos invierten o se difumina en su ejecución real. Eso no sucede en sectores concretos, sucede en aquellas empresas que no saben cómo adoptar un plan de digitalización tangible.

¿Qué pasos ha de seguir una empresa para adoptar con éxito un proceso de digitalización?

No creo que exista una lista de pasos a seguir que sirva para todas las organizaciones por igual, siempre me gusta resaltar la idea de la importancia de un buen profesional para ayudar a definir la estrategia. Sin embargo, sí tengo claro qué es lo que se repite en todas las organizaciones a las que hemos ayudado a perder ese miedo al cambio:

Primero de todo cambiar la cultura interna, hay que entender que debemos abrazar un cambio de paradigma totalmente transversal. La digitalización en sí no solo es llevar los actuales procesos modelo a papel a un soporte digital, es también adoptar nuevas estrategias a nivel de negocio.

Deberemos apostar por la innovación tanto dentro de la organización a nivel estratégico como identificar los partners que refuercen y materialicen esa estrategia. Todo eso será posible promoviendo el talento interno y haciendo partícipe a la propia organización en dicho cambio; este es precisamente, nuestro mensaje clave en la adopción de nuevas tecnologías.

Y, por último, definir un camino que no nos lleve a un proyecto faraónico, hay que priorizar los pequeños pasos y resultados medibles.

La transformación digital parecía ser ya un “must” para las empresas si querían ser competitivas y potenciar su crecimiento. Pero ahora, tras la crisis del Covid, parece ser que se han despejado las pocas dudas que podían quedar. ¿Qué nuevos retos tendrán que enfrentar las compañías a partir de ahora?

Efectivamente la situación provocada por la Covid19 ha hecho más que evidente que ya no hay excusas para la maduración digital y la innovación. Vivir en el negacionismo de la necesidad de implantar modelos de trabajo digital solo ha tenido repercusiones negativas cuando han visto que de un día para el otro, toda su plantilla tenía que trabajar desde casa.

Ante esta nueva normalidad que se nos abre, yo creo que hay ciertos retos que habrá que afrontar:

• Replantear el teletrabajo dentro de la organización: Algo tan demandado por la sociedad como medida de conciliación y flexibilidad no se puede alcanzar si no digitalizamos nuestra organización y adoptamos herramientas que faciliten el trabajo desde cualquier sitio. Hay que destacar que el teletrabajo no es estar disponible las 24h por el mero hecho de tener el ordenador en casa, hay que adoptar una cultura clara que acompañe este replanteamiento.
• Detectar y priorizar la transformación de procesos: esta situación ha dejado más que evidente qué procesos manuales normalmente ejecutados en una oficina deben ser los primeros y más priorizados en la implantación de modelos automatizados y RPAs.
• Acelerar la adopción de sistemas cloud, plataformas de trabajo colaborativo y de ágil interacción con clientes y otros colaboradores externos.
• Preparar la organización para convertirse en data driven: hay que ser capaces de tomar decisiones basadas en la contextualización que nos dan los datos. Definir una estrategia marcada por la recolección de datos y la toma de decisiones anticipadas a la predicción que nos muestren dichos datos. La intuición te permite convertir tu empresa en un líder en su sector, los datos te permiten consolidar ese liderazgo y asegurar el crecimiento.
• Todo paso adelante en tecnología debe tomarse dentro de un marco regulatorio, la ciberseguridad será más importante que nunca si nuestra empresa da el paso hacia la digitalización.

¿Cuál es tu recomendación para una compañía que se enfrenta a la transformación de su negocio en un contexto en el que la sociedad se está digitalizando en todos los ámbitos posibles?

Que se ponga en las manos de un especialista. ¿Verdad que cuando debemos resolver dudas o problemáticas legales acudimos a nuestro partner legal de confianza? Parece muy obvio, pero sigue habiendo organizaciones que tienen el reto digital dentro de su estrategia desde hace semestres y siguen sin saber cómo materializarlo.

Segundo, remarcaría la posición clave que tiene el cloud en un proceso de transformación: no dependemos de una infraestructura gestionada por nosotros (con su derivado ahorro de costes), tenemos los recursos fácilmente accesibles y, además, aseguramos la integridad de nuestros datos. La adopción de la nube en la organización facilitará el acceso a todo un conjunto de herramientas y servicios que permitirán avanzar en el plan de digitalización. Si tomo de ejemplo todo el ecosistema de aplicaciones de negocio que pone Microsoft a disposición de las organizaciones bajo el paraguas de M365, resuelvo rápidamente la accesibilidad del dato, la integridad, la seguridad y la no necesidad de gestión de infraestructura local y, además, introduzco un conjunto de herramientas versátiles y adaptables a cualquier modelo, sistema y visión de organización.

La adopción urgente de ciertas herramientas quizás no ha sido la mejor forma de hacerlo, ¿crees que se quedarán una vez se recupere la normalidad? ¿Habría que ‘rebobinar’ y pasar por ciertas etapas que nos hemos saltado por la presión de la pandemia?

La situación originada por la pandemia ha cogido a muchas organizaciones por sorpresa. Algunas de ellas se han visto obligadas a implantar modelos de teletrabajo de manera apresurada y sin haber tenido tiempo de definir una estrategia: equipos de IT dando soporte masivo los primeros días, adopción rápida de herramientas de telecomunicación, procesos pendientes de realizar afectados por el trabajo fuera de oficina… Si bien las empresas “han sobrevivido” mi mayor consejo es revisar los pasos que se han dado y formalizar las decisiones tomadas.

Por ejemplo, cuando implantamos una herramienta de almacenamiento de documentos a un trabajador del día a la mañana sin ningún tipo de acompañamiento, éste la empezará a utilizar de su percepción personal, como mejor le parezca. No será una adopción ni positiva, ni negativa, sino totalmente subjetiva ¿verdad? De este modo todos los empleados de nuestra organización terminarán utilizándola bajo su experiencia y cada uno bajo sus reglas del juego. Si somos capaces de implantar una herramienta y a la vez acompañar al empleado para que descubra cómo esa herramienta bien utilizada, puede reducir su tiempo de trabajo manual y además mejorar su calidad laboral, estará ganando el empleado y la empresa. Si a la vez y en paralelo, dibujamos unas reglas del juego y las introducimos de manera adecuada, toda la organización terminará utilizando la herramienta del mismo modo: todos estaremos remando hacia la misma dirección. Esa es la importancia de una buena adopción y esa debería ser la prioridad de las organizaciones estos meses siguientes: adopción y gobierno de las herramientas desplegadas.

¿Crees que la tecnología asegura la buena productividad de una compañía?

Creo que la tecnología es una aliada de la eficiencia y el progreso tecnológico así nos lo demuestra. Avanzamos tecnológicamente porque descubrimos procesos y cálculos manuales que serían más rápidos y cómodos si fueran realizados sobre soporte digital. La evolución tecnológica no ha ido de la mano de la sociedad por que sí, es una necesidad inherente que tenemos y que además, seguimos persiguiendo.

La transformación digital no entiende de tamaño de compañías, ni de sectores, ni de facturación. Es una necesidad intrínseca a la supervivencia de nuestro negocio dentro de un mercado (fomentado por una sociedad) que sigue avanzando y compitiendo. Si una organización no sabe cómo puede la tecnología mejorar la eficiencia de sus procesos y mejorar el trabajo diario de sus empleados, es cuando entra en escena el papel del consultor tecnológico, capaz de guiar a la organización según su situación actual. No hace falta imaginar la adopción de tecnología como los procesos de robotización que se dan en la industria 4.0, simplemente preguntarse: ¿cuánto tiempo perdemos en la gestión de nuestros documentos? ¿y en la transmisión de conocimiento? ¿trabajan de manera eficiente nuestros equipos y departamentos?

¿Qué papel juega la tecnología en cuanto a las nuevas maneras de trabajar?

Nos hace más autónomos, más eficientes, deslocalizados, más dinámicos, más creativos… Queremos un puesto de trabajo con menos microgestión, con más flexibilidad horaria, que fomente nuestro avance y nos dé las herramientas necesarias para formar parte de la innovación global de la organización.

En los trabajos manuales e industriales queremos menos desgaste físico, más automatización y más capacidades de gestión y control.

En el trabajo dentro de oficina queremos herramientas que nos permitan formar parte de un equipo de trabajo desde cualquier parte del país. Queremos plataformas digitales que nos fomenten la autogestión y ofrezcan transparencia del trabajo que realizamos. Queremos más tiempo para invertir en creatividad, reflexión y menos en gestión y procesos manuales. También queremos avance y autosuficiencia, es por ello por lo que cada vez más, herramientas de negocio basadas en tecnología #LessCode son más importantes que nunca: más poder y capacidad de construir, automatizar y analizar, sin requerir profundos conocimientos de tecnología. Reitero mi mensaje: empoderando al usuario, nuestra base, lograremos una verdadera transformación de abajo hacia arriba.

Como experta en la tecnología de Microsoft, ¿qué herramientas o soluciones crees que son claves para cubrir estas nuevas maneras de trabajar a distancia?

Lo bueno del actual ecosistema de servicios y aplicaciones Microsoft, así como de la estrategia que seguirá los próximos meses, es la gran variedad de herramientas a las que podemos acceder con una suscripción Microsoft. Como he remarcado bastante la importancia del cloud y de los beneficios que supone para una organización moverse a la nube, me gustaría hacer principal hincapié a las herramientas que encontramos en un entorno Microsoft 365. Microsoft ha diseñado su plataforma para que, en una única licencia, el usuario encuentre todo tipo de herramientas de redacción, planificación, comunicación, gestión… de ese tipo pueda elegir la qué más se amolda a su manera de trabajar y sus necesidades de equipo.

Eso sí, hay herramientas que se están convirtiendo, y con la visión difundida por Microsoft podemos sin duda afirmar, en el centro de la transformación digital de la organización. Las herramientas que como consultora ayudo a implantar y recomiendo más a mis clientes durante esta etapa de teletrabajo son:

• Microsoft Teams, revolucionando la comunicación de equipo. Muchos piensan que es la fusión del ya conocido Skype for Business y la mensajería de Outlook, pero es muchísimo más. Centraliza la colaboración de equipo, reduce hilos de comunicación innecesarios, ayuda a gestionar la información con mayor transparencia y además, se ha convertido sin duda en el hub principal de acceso a documentos colaborativos. Su experiencia de llamada y reuniones, así como la facilidad de compartir una agenda y generar tareas tras cada reunión, reduce el tiempo dedicado al finalizar una reunión. La clave de esta herramienta es el proceso de adopción, puesto que utilizarla de modo erróneo, puede llevar una mala percepción de sus beneficios.
• Microsoft Planner: el KANBAN board ya conocido por algunos para la gestión de equipos, departamentos, proyectos… la facilidad de adaptarse a cualquier escenario y la reducción de tiempo de gestión en un equipo la convierten en la herramienta perfecta para mantener a todo un departamento deslocalizado al día.
• Soluciones #LessCode gracias a la Power Platform: ser capaces de centralizar la evolución de toda la organización diariamente en un solo dashboard y accesible desde cualquier dispositivo gracias a Power BI; automatización de los procesos de negocio entre departamentos y las aprobaciones de presupuestos y facturación gracias a flujos automáticos de Power BI; reducción de las tareas manuales y el tiempo dedicado a herramientas de imputación y validación gracias a la RPA de Power Automate; la facilidad de crear aplicaciones de control horario, aprobación de gastos, control de incidencias, entre todos escenarios, sin depender de ningún desarrollador gracias a Power Apps; y por último, canalizar la comunicación y reducir el tiempo de atención a clientes y usuarios de nuestra organización gracias los chatbots de Power Virtual Agents, sin requerir conocimientos de procesamiento de lenguaje natural.

¿Cuál es el impacto que la Power Platform de Microsoft puede tener actualmente en las compañías?

Acceso a desarrollo tecnológico y capacidades de inteligencia artificial sin requerir conocimientos técnicos. La Power Platform ha logrado acercar el desarrollo a usuarios de perfil más de gestión y proporcionarles las herramientas necesarias para que sean capaces de crear y convertir una idea de innovación, en algo tangible. Por citar algunos ejemplos, entre muchísimos, somos capaces de predecir los números de ventas de la organización gracias a la magia de Power BI y la predicción del dato; podemos desarrollar un chatbot con todas las bases de Procesamiento de Lenguaje natural y ponerlo a disposición de la organización para resolver problemas de IT; somos capaces de convertir nuestro catálogo de productos en algo tangible gracias al desarrollo de un catálogo interactivo, incorporado con Realidad Mixta, para ofrecer a nuestros clientes una experiencia totalmente innovadora y realista; somos capaces de poner herramientas de Inteligencia Artificial, Análisis, Automatización y Desarrollo al servicio de la empresa en un tiempo récord.

Muchísimas de las iniciativas que surgían en los distintos departamentos de la organización terminaban descartándose por el alto importe que requería su desarrollo ¿y si somos capaces de ofrecerles las herramientas para que consigan una solución lo más rápido posible? Estas herramientas permiten conectar todos los datos disponibles en los servicios M365 (SharePoint, Teams, OneDrive, etc) y otras plataformas y orígenes de datos (Salesforce, SQL, Azure, etc.) con un solo click y hacerlos accesibles para su consumo y gestión. Permiten tener lo que conocemos como un Mínimo producto Viable en un tiempo récord y con alta escalabilidad. Por supuesto, son totalmente extensibles con el desarrollo tradicional, por lo que la solución final puede ser tan compleja como se desee.

No solo permite a un desarrollador sin conocimiento técnico crear soluciones, nos permite a los expertos y consultores resolver ciertos casos de uso con menos tiempo y complejidad. Recuerdo un proyecto que diseñamos para un cliente basado 100% en Power Platform. El tiempo de desarrollo total combinando las distintas herramientas Power Platform era aproximadamente de 30 días (un proyecto bastante complejo); les pedimos a los compañeros de desarrollo .Net/Integración que estimaran el tiempo necesario para esa solución alojada en Azure: 100 días.

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