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Fernando Parrondo y Getting Things Done

Fernando Parrondo García, autor de "¡Organízate con Outlook 2016!: La gestión de actividades fácil"

Aunque parezca que siempre ha estado ahí, la irrupción del correo electrónico en las empresas fue una de las grandes revoluciones en las oficinas. Hoy, unos 30 años después, un trabajador medio recibe más de cien correos diarios que bombardean su pantalla con la urgencia de la inmediatez pero, en muchos casos, con escasa relevancia. El método Getting Things Done nos ayudará a organizarnos mejor.

Fernando Parrondo, Business Architect de Kabel, presenta, en su libro “¡Organízate con Outlook 2016!: La gestión de actividades fácil“, una serie de consejos -basados en la metodología Getting Things Done de David Allen- que nos ayudarán a ser más eficientes en el día a día de la oficina utilizando las herramientas del correo electrónico.

Medios como computing y ticpymes ya se han hecho eco de la noticia.

 

 

Decálogo para ser más eficientes siguiendo la metodología Getting Things Done

A continuación, presentamos una serie de ‘tips’ incluidos en el libro de Fernando Parrondo que nos ayudarán a emplear de forma más eficiente el correo electrónico:

  1. Deshabilita las notificaciones. Destina los huecos entre diferentes actividades para comprobar el correo, y concéntrate en dichas actividades mientras las hagas.
  2. El email no es el medio para lo urgente. Para los mensajes urgentes utiliza la mensajería instantánea y/o el teléfono, no el correo electrónico.
  3. No utilices el software de correo electrónico como un mero almacén. Evita crear carpetas, almacenar documentos o marcar correos si no has adoptado un sistema de seguimiento. Todo tiene su lugar, y guardarlo bien es una ventaja para encontrar, usar, reutilizar y compartir las cosas verdaderamente importantes.
  4. Date de baja en las listas de distribución. El porcentaje de contenido útil que llega por esta vía es muy bajo, y el ruido en la bandeja de entrada muy alto.
  5. Alertas para informarte. Utiliza las redes sociales para estar informado de la actualidad sectorial o general, crea una cita periódica en el calendario para chequearlas y no olvides hacerlo, pero sólo una vez.
  6. Marca tus correos para el receptor de forma diferente a cómo los marcas para ti. Ayudarás al receptor a tomar una decisión si identificas tus emails con una acción (FYI, no necesita respuesta, etc.), pero posiblemente no coincida con la acción que te corresponde.
  7. No utilices el correo para conversar o responder a un tema con más de una persona. Si se da ese caso, conviértelo en una reunión o una conferencia telefónica y termínalo con una lista de tareas compartida. Debatir a través del correo electrónico puede hacer que el debate se convierta en un hilo interminable de correos y que perdamos el foco de lo realmente importante.
  8. Utiliza la bandeja de entrada sólo como punto de distribución. Desde la bandeja de entrada tienes que evaluar la información que has recibido y actuar en consecuencia. Tras esta evaluación, el correo deberá ser respondido, archivado, convertido, aplazado o borrado, pero en cualquier caso ha de desaparecer de la bandeja de entrada.
  9. Cambia la idea de gestión de tiempo a gestión de tareas. Con una herramienta de inmediatez como el email es muy difícil gestionar el tiempo, pero muy fácil gestionar las tareas. Cuando recibes un mensaje debes decidir entre las siguientes acciones: borrar (o archivar) sin respuesta, responder y borrar (o archivar), o pasar a la acción y convertirlo en una reunión para profundizar en el tema o en una tarea para trabajar sobre ello (y en ese caso establecer unos timings, prioridades, delegar…)
  10. Aprende y forma a tu equipo sobre la herramienta de correo y el software de colaboración. Es difícil de entender que cualquier empresa forme a sus empleados en las diferentes herramientas que utiliza salvo en el correo. Muchas de las personas que utilizan el email sólo conocen las funciones básicas, pero no otras muchas que pueden ayudarles a ser más productivos. Por ejemplo, muchos de los puntos que comentamos pueden ser gestionados con Microsoft Outlook con tan sólo un clic.

 

diagrama GTD
Ejemplo de un diagrama de flujo para procesar y organizar

 
Michiel van Vliet, CEO de Kabel, alabó la metodología Getting Things Done recogida en el libro de Fernando Parrondo. “En Kabel hemos implantado esta metodología con excelentes resultados en conjunción con otras de adopción de Office 365 que ayudan a mejorar el Employee Journey. El tiempo es un bien escaso, y el asegurarnos de aprovecharlo al máximo nos ayuda a ser más eficientes, a conciliar mejor y a obtener mejores resultados”, afirma Michiel.

En definitiva, el objetivo del método Getting Things Done es mantener limpia la bandeja de entrada para así lograr controlar el tiempo y centrarnos en lo verdaderamente importante. Hay muchas herramientas para gestionar el correo, pero cada compañía o profesional deberá elegir la más adecuada dependiendo del volumen y necesidades.

 

¿Quieres más información sobre la metodología Getting Things Done?

 

 

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proudtobegeek


 

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