Gestionando tareas, Nuevo Servicio de Project en O365.

Este post no pretende cambiar la manera de trabajar de cada uno, ni de hablar de las diferentes metodologías existentes gestionando proyectos como de sus posibilidades; ni por supuesto, el valorar si es mejor o peor el uso de este nuevo servicio, pero si os puede aportar algo de valor en vuestro día a día, a modo de mejora, pues eso ya es un gran logro como resultado.

El objetivo que me he propuesto es muy sencillo, básicamente explicaros qué es este nuevo servicio y cómo podemos utilizarlo.

Por supuesto hay que comentar qué nos aporta adicional a otras aplicaciones o servicios de los que disponemos, gestionando también actividades/tareas en nuestro día a día.

Como conclusión, que conozcáis este nuevo servicio un poquito más a partir de este post, y a través de vuestra propia experiencia os sirva no solamente para vosotros, sino para utilizarlo en vuestros equipos.

Antes de…

Antes de entrar en detalles sobre el nuevo servicio de Project y su funcionalidad, quiero comentar que ya en Kabel disponemos de diferentes herramientas que nos permiten gestionar proyectos y poder colaborar entre los diferentes equipos, por destacar solo algunas de ellas:

• Microsoft Project a Versiones/Ediciones: Project Estándar, Profesional, o Project para O365. Versión de escritorio del Project de toda la vida, que nos permite crear planificaciones de proyectos y gestión de recursos, como inclusión de toda la parte económica entorno a un proyecto, y realizar seguimiento de hasta su cierre.

• Project Online a Solución de gestión de Proyectos, Programas y Portafolios para organizaciones; enfocado a equipos de trabajo que deseen gestionar todo el ciclo de vida de su/s portafolio/s de inicio a fin mediante la gestión de la demanda incorporada en la herramienta como su análisis.
• Microsoft Planner a Aplicación que tenemos disponible a través de nuestro O365 y que mediante a través de un interfaz web, podemos gestionar actividades de una manera muy sencilla e involucrando a personas. Permitiendo hacer un seguimiento rápido de aquellas tareas que se han completado y cuales están pendientes. Está orientada a gestionar tareas rápidas y ágiles con apenas dificultad.

Servicio de Project

¿Qué es?

Es un nuevo servicio que tendremos disponible en la organización para poder gestionar actividades, tareas entorno a proyectos, ideas, etc. A través de una nueva subscripción dentro de nuestro O365.

¿Otra herramienta más?

¡Mucho más que eso! Ha entrado en nuestra organización no solo para gestionar proyectos o actividades, destacaría brevemente las siguientes bondades:

• Nueva Experiencia más intuitiva, sencilla, ágil, y completamente Web

• Colaboración más sencilla. Pensado y diseñado para seguir el progreso de las actividades. Además, permite el intercambio de archivos, chats, reuniones, edición múltiple, todo a través de Teams, como un motor de programación eficiente apoyándose en las actividades por su esfuerzo, duración y recursos.

• Información al alcance de tu mano. Ofrece una visibilidad de alto nivel no solamente a través de la misma interfaz donde planificamos, sino a través de los cuadros de mando interactivos que nos ofrece el servicio con Power BI y de manera nativa. De esa manera podremos de un solo vistazo controlar todos los aspectos trabajando en nuestros proyectos a través de una visión interactiva.

¿Cómo se usa?

Mediante un sencillo paso a paso, os muestro un ejemplo de como podéis crear un plan

1. Importante y requerido: Deberemos de tener previamente la subscripción/licencia asociada a nuestra cuenta de usuario de O365 de nuestra compañía.
2. Dentro de nuestro portal de empresa nos vamos al iniciador de aplicaciones y seleccionamos la aplicación Project

3. Una vez dentro hacemos clic sobre el vínculo de +Nuevo proyecto en blanco

4. Le proporcionamos un nombre y fecha de comienzo, entre otros datos, al plan y procedemos a crear tareas:

5. Listamos todas las actividades y procedemos a crear el equipo

6. Por cada actividad que seleccionemos podemos personalizar, de una manera rápida, diferentes acciones como promover actividades, copiar tareas, y completarlas. Entre otras acciones disponibles, podemos agregar más columnas a la vista:

7. Adicionalmente, y pensando en la visualización podemos elegir entre varias maneras de visualizar la información. Tenemos tres vistas disponibles: Cuadrícula (actual), Panel, y Escala de tiempo:

Vista Panel nos permitirá visualizar la información de manera ágil y por depósitos:

Vista Escala de tiempo nos permitirá visualizar las tareas en un marco de tiempo que podremos variar a través de un botón de zoom y poder vincular las actividades de una manera rápida y sencilla a través de un simple clic del ratón marcando las actividades:

8.  Gestión eficaz de cada actividad a través de su formulario de detalles donde podremos modificar detalles como por ejemplo, el esfuerzo:

9. Para terminar y teniendo habilitado el panel de mando (habilitado previamente si disponemos de privilegios, o acceso) podremos ver los detalles de trabajo, entre otras representaciones gráficas:

Además, lo más importante es la integración que ofrece a través de Microsoft Teams. Como por ejemplo, la posibilidad de poder personalizar el interfaz a través de PowerApps y gestionando procesos a través de Power Automate.

De todo esto último, os prometo hacer un POST en unas semanas con la evolución del servicio de este nuevo Project y cualquier aspecto, no dudéis en preguntarme.

¡Muchas gracias!

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