Este post no pretende cambiar la manera de trabajar de cada uno, ni de hablar de las diferentes metodologías existentes gestionando proyectos como de sus posibilidades; ni por supuesto, el valorar si es mejor o peor el uso de este nuevo servicio, pero si os puede aportar algo de valor en vuestro día a día, a modo de mejora, pues eso ya es un gran logro como resultado.
El objetivo que me he propuesto es muy sencillo, básicamente explicaros qué es este nuevo servicio y cómo podemos utilizarlo.
Por supuesto hay que comentar qué nos aporta adicional a otras aplicaciones o servicios de los que disponemos, gestionando también actividades/tareas en nuestro día a día.
Como conclusión, que conozcáis este nuevo servicio un poquito más a partir de este post, y a través de vuestra propia experiencia os sirva no solamente para vosotros, sino para utilizarlo en vuestros equipos.
Antes de…
Antes de entrar en detalles sobre el nuevo servicio de Project y su funcionalidad, quiero comentar que ya en Kabel disponemos de diferentes herramientas que nos permiten gestionar proyectos y poder colaborar entre los diferentes equipos, por destacar solo algunas de ellas:
- Microsoft Project a Versiones/Ediciones: Project Estándar, Profesional, o Project para O365. Versión de escritorio del Project de toda la vida, que nos permite crear planificaciones de proyectos y gestión de recursos, como inclusión de toda la parte económica entorno a un proyecto, y realizar seguimiento de hasta su cierre.
- Project Online a Solución de gestión de Proyectos, Programas y Portafolios para organizaciones; enfocado a equipos de trabajo que deseen gestionar todo el ciclo de vida de su/s portafolio/s de inicio a fin mediante la gestión de la demanda incorporada en la herramienta como su análisis.
- Microsoft Planner a Aplicación que tenemos disponible a través de nuestro O365 y que mediante a través de un interfaz web, podemos gestionar actividades de una manera muy sencilla e involucrando a personas. Permitiendo hacer un seguimiento rápido de aquellas tareas que se han completado y cuales están pendientes. Está orientada a gestionar tareas rápidas y ágiles con apenas dificultad.
Servicio de Project
¿Qué es?
Es un nuevo servicio que tendremos disponible en la organización para poder gestionar actividades, tareas entorno a proyectos, ideas, etc. A través de una nueva subscripción dentro de nuestro O365.
¿Otra herramienta más?
¡Mucho más que eso! Ha entrado en nuestra organización no solo para gestionar proyectos o actividades, destacaría brevemente las siguientes bondades:
- Nueva Experiencia más intuitiva, sencilla, ágil, y completamente Web
- Colaboración más sencilla. Pensado y diseñado para seguir el progreso de las actividades. Además, permite el intercambio de archivos, chats, reuniones, edición múltiple, todo a través de Teams, como un motor de programación eficiente apoyándose en las actividades por su esfuerzo, duración y recursos.
- Información al alcance de tu mano. Ofrece una visibilidad de alto nivel no solamente a través de la misma interfaz donde planificamos, sino a través de los cuadros de mando interactivos que nos ofrece el servicio con Power BI y de manera nativa. De esa manera podremos de un solo vistazo controlar todos los aspectos trabajando en nuestros proyectos a través de una visión interactiva.
¿Cómo se usa?
Mediante un sencillo paso a paso, os muestro un ejemplo de como podéis crear un plan
- Importante y requerido: Deberemos de tener previamente la subscripción/licencia asociada a nuestra cuenta de usuario de O365 de nuestra compañía.
- Dentro de nuestro portal de empresa nos vamos al iniciador de aplicaciones y seleccionamos la aplicación Project
- Una vez dentro hacemos clic sobre el vínculo de +Nuevo proyecto en blanco
- Le proporcionamos un nombre y fecha de comienzo, entre otros datos, al plan y procedemos a crear tareas:
- Listamos todas las actividades y procedemos a crear el equipo
- Por cada actividad que seleccionemos podemos personalizar, de una manera rápida, diferentes acciones como promover actividades, copiar tareas, y completarlas. Entre otras acciones disponibles, podemos agregar más columnas a la vista:
- Adicionalmente, y pensando en la visualización podemos elegir entre varias maneras de visualizar la información. Tenemos tres vistas disponibles: Cuadrícula (actual), Panel, y Escala de tiempo:
Vista Panel nos permitirá visualizar la información de manera ágil y por depósitos:
Vista Escala de tiempo nos permitirá visualizar las tareas en un marco de tiempo que podremos variar a través de un botón de zoom y poder vincular las actividades de una manera rápida y sencilla a través de un simple clic del ratón marcando las actividades:
8. Gestión eficaz de cada actividad a través de su formulario de detalles donde podremos modificar detalles como por ejemplo, el esfuerzo:
9. Para terminar y teniendo habilitado el panel de mando (habilitado previamente si disponemos de privilegios, o acceso) podremos ver los detalles de trabajo, entre otras representaciones gráficas:
Además, lo más importante es la integración que ofrece a través de Microsoft Teams. Como por ejemplo, la posibilidad de poder personalizar el interfaz a través de PowerApps y gestionando procesos a través de Power Automate.
De todo esto último, os prometo hacer un POST en unas semanas con la evolución del servicio de este nuevo Project y cualquier aspecto, no dudéis en preguntarme.
¡Muchas gracias!
