Office Delve. Herramienta de productividad
Desde hace poco tiempo, estamos empezando a usar algunas herramientas nuevas de productividad en el trabajo, algunas de ámbito más social, como Yammer, y hoy es el turno de presentaros Office Delve. Delve tiene un ámbito menos social y se centra en la gestión del contenido y conocimiento.
La verdad es que contamos con esta herramienta desde hace bastante tiempo, pues se introdujo como parte de las herramientas empresariales con las que cuenta Office 365, pero por desconocimiento no hemos empezado a explotar sus capacidades. Hace unas semanas nuestro CEO nos dijo por Yammer que su Delve estaba algo «vacío», así que fue momento de empezar a trabajar con él y descubrir sus bondades.
Pero, ¿qué es Delve?
Bueno, como tal, no es una herramienta que nos permita crear nada, sino que más bien va a ser un sitio donde se centralicen todos los contenidos que manejamos tanto a nivel personal como con nuestros compañeros. Por ejemplo, en Delve podremos localizar documentos en los que estamos trabajando de forma conjunta con otras personas, emails, posts de Yammer, y en general, cualquier tipo de contenido que manejamos en el ámbito empresarial y que están ligados con Office 365 y OneDrive for Business.
Delve nos muestra esta información en forma de «tarjetas» individuales, al estilo de Pinterest. De esta forma, resulta visualmente muy cómodo e intuitivo de usar. Estas tarjetas las podremos agrupar en «tableros», simplemente para tener los contenidos organizados según el criterio que necesitemos.
¿Cómo sabe Delve lo que me tiene que mostrar?
Al final, la cantidad de contenidos que se mueven alrededor nuestra puede ser muy grande, y para saber lo que nos puede interesar, Delve hace uso de Office Graph, que es el «cerebro» que hay detrás de Delve y que analiza y selecciona de forma continua los contenidos que nosotros y nuestros compañeros enviamos a Office 365 (emails, documentos, imágenes, contactos…). Además, Delve cuenta con un buscador muy potente que nos ayudará a encontrar aquello que buscamos en caso de que Delve no nos lo haya mostrado en la página principal.
Vale, y en la práctica, ¿cómo me ayuda Delve?
Delve nos va a proporcionar un acceso rápido a aquellos contenidos en los que estamos trabajando, aunque no recordemos el nombre de los documentos, el asunto de un email, etc. Por ejemplo, supongamos que un compañero nos comparte un bloc de OneNote, y empezamos a trabajar juntos en él. Al cabo de un tiempo lo tenemos que retomar, o no lo tenemos enlazado dentro de nuestro OneNote de escritorio. Cuando entremos en Delve, veremos ese documento, y para nosotros será transparente dónde esté ubicado. Simplemente haremos clic en él y podremos trabajar de forma inmediata. Si esto lo llevamos a la práctica, en una situación en la que estamos trabajando con múltiples compañeros, y manejando gran variedad de contenidos de diverso tipo, Delve puede ser una herramienta muy útil para nosotros, puesto que nos va a facilitar la localización y acceso a todos esos contenidos que mantenemos con compañeros.
¿Entonces, quién puede ver mis documentos?
Bueno, después de haber estado unos días trasteando con Delve en la oficina, se ha notado que la gente no conoce su existencia, puesto que me he encontrado documentos de otros proyectos, fotos de hace años de eventos Kabel…pero bueno, nada sensible, así que, que nadie se preocupe. Hay que tener claro que los documentos no están en Delve, sino que están en OneDrive y Office 365. Por lo tanto, si un documento lo tenemos en nuestra carpeta pública de OneDrive, o en una carpeta pública de un sitio de Office 365, tened claro que todo el mundo podrá acceder a él. Sin embargo, si los documentos los tenemos debidamente organizados en nuestras carpetas que no son públicas, sólo podrán verlos aquellas personas con las que los compartamos.
Por el tiempo que llevo en Kabel, creo que este tipo de herramientas nos confunden un poco, porque hemos estado trabajando casi siempre en ficheros locales, que compartíamos mediante email o dejándolos en carpetas físicas de nuestras rutas en red. Con todas estas nuevas herramientas de productividad empresarial, en donde además la capacidad de compartición y comunicación tienen ya un peso muy importante en el día a día, es el momento de que nosotros mismos cambiemos nuestra forma de trabajar, y la evolucionemos en línea con los nuevos cambios e innovaciones que estamos viviendo en nuestro sector. Estamos viviendo una transformación digital, y además trabajamos en un sector en el que para nosotros nos es más fácil comprender todas estas nuevas tendencias, incluso se las estamos vendiendo a nuestros clientes, así que…¿por qué no empezar a hacer uso de ellas?
¿Realmente el uso de Delve nos ayudará a aumentar nuestra productividad?
Eso es algo que cada uno tendrá que responderse, puesto que, como todo cambio en nuestra forma de trabajo, está ligado al uso que hagamos de estas herramientas. De nada me vale esperar que Delve sea útil para mí, si mis compañeros y yo no compartimos los documentos a través de Office 365 o OneDrive.
¿Le damos una oportunidad a Delve, y empezamos a trabajar haciendo uso de las nuevas herramientas empresariales que Office 365 nos proporciona?
Empecemos aquí:
Algunos enlaces de interés:
Cómo utilizar las tarjetas de contenido en Delve: https://support.office.com/es-es/article/C%C3%B3mo-utilizar-las-tarjetas-de-contenido-en-Office-Delve-e6157225-0e40-441c-906f-0c82bfee55f3?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
¿Qué es Office Delve? https://support.office.com/es-es/article/%C2%BFQu%C3%A9-es-Office-Delve-1315665a-c6af-4409-a28d-49f8916878ca
Si queréis ver todo esto en un video resumen, aquí: https://www.youtube.com/watch?v=cCbyer0Xupg
Eduardo Marcos Gutiérrez
Arquitecto Productividad
