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Introducción

Cuando empezamos a trabajar en un proyecto con Power BI, las primeras fases siempre están centradas en el dato, cómo obtenerlo, cómo tratarlo, cómo vamos a explotarlo, etc. Pero obviamente, todo este trabajo sería en vano, o al menos no alcanzaríamos la totalidad de su potencial, si no tuviésemos la opción de compartirlo con el resto de nuestra organización.

En este post, vamos a ver cómo compartirlo tanto dentro como fuera de nuestra organización, y cómo crear roles para que no todos los consumidores de nuestros reportes tengan acceso a toda la información.

Compartir en PowerBI

Una vez que ya hemos subido nuestro PBI al servicio, llega el momento de compartirlo. Para ello, simplemente tenemos que hacer clic en “share”.

Como vemos en la imagen anterior, nos aparecen distintas opciones que son:

  • Report: la opción que nos interesa en este caso y que veremos a continuación para aplicar permisos a usuarios.
  • Embed Report: mediante esta opción podemos insertar nuestros informes en portales web internos. Los informes insertados respetan tanto los permisos previamente concedidos como la seguridad de nivel de file (RLS) que también veremos más adelante en este post.
  • Generate a QR code: aquí crearemos un código QR mediante el cual los usuarios que tengan ya permisos para acceder a este informe, podrán escanearlo desde sus dispositivos móviles y acceder a el directamente.

Si hacemos clic en la primera opción nombrada como “Report” nos aparecerá una nueva pestaña desde la cual empezaremos a conceder permisos.

Simplemente tenemos que añadir el email de las personas (de nuestra organización o de fuera), grupos de distribución o grupos de seguridad con los que queremos compartir el informe.

Mediante las opciones que aparecen en amarillo en la imagen anterior, podemos:

  1. Permitir que los usuarios que tienen acceso al informe pueden compartir a su vez el mismo con otros compañeros. Lo podrán hacer mediante la opción compartir, o también reenviando la invitación de correo electrónico. Esta invitación expira transcurrido un mes. Los usuarios externos a su organización no pueden volver a compartir un informe.
  2. Permitir que los usuarios que tienen acceso al informe puedan usar los datasets compartidos para crear nuevo contenido.
  3. Enviar un email de notificación al compartir.

Cuando los destinatarios hagan clic en el vínculo del informe, este se agregará en la página “Shared with me”.

Editar permisos en Power BI

A continuación, vamos a ver cómo podemos obtener información de quién tiene acceso a un informe.

Hacemos clic en “share” y después en “report”. Nos aparecerá la pestaña del paso anterior, pero esta vez tenemos que hacer clic en “Access”.

Desde esta pestaña podemos modificar el tipo de acceso de los usuarios entre los siguientes:

  • Read: permiso para consumir el informe.
  • Read & reshare: permiso para consumir el informe y compartirlo con otros.
  • Remove Access: eliminamos los permisos del usuario.

Los usuarios ajenos a nuestra organización aparecen como “invitados”. Estos usuarios recibirán también el correo electrónico con el vínculo, pero a diferencia de los usuarios de nuestra organización, ellos no verán el informe en el portal, ni se añadirá a “shared with me”, para poder volver al informe, tendrán que recurrir al link.

Roles en Power BI (RLS)

Los roles en Power BI se definen desde Power BI Desktop. Cuando definimos estos roles y publicamos el informe, estos roles se publican junto a él.

Estos roles se usan para restringir el acceso a los usuarios a determinados datos, según sus necesidades. Para ello se utilizan funciones DAX que sirven de filtro.

Para definirlos tenemos que ir a la pestaña “Modeling” y hacer clic en “Manage Roles

Nos aparecerá la siguiente pestaña, desde donde podemos empezar a administrar nuestros roles.

Para definir un nuevo rol hacemos clic en “Create”, le ponemos un nombre e indicamos la tabla sobre la cual queremos aplicar el filtro mediante DAX.

En este ejemplo vamos a crear un filtro que solo muestre la información referente a un valor de una dimensión, como vemos en la imagen a continuación.

Para comprobar este nuevo rol, desde Power BI Desktop podemos seleccionar la opción “View as” en la que nos muestra todos nuestros roles, y al seleccionar uno, vemos el informe como deberían verlo los usuarios asociados a este rol.

Una vez creados los roles, publicamos nuestro informe en el workspace correspondiente y accedemos a su dataset haciendo clic en los tres puntitos que aparecen a continuación del nombre, y seleccionamos la opción “Security”. Solo los propietarios del dataset verán la opción de “Security”, y si el dataset pertenece a un grupo, solo los administradores del grupo verán esta opción.

En esta nueva pestaña nos aparecen los roles a la izquierda, y sus miembros a la derecha.

Para añadir miembros a un rol, simplemente seleccionamos el rol y añadimos el email del usuario que queremos forme parte.

Cuando el usuario acceda al informe, solo podrá ver la información filtrada mediante el rol al que pertenece.

 

Conclusiones

Tanto el uso de los permisos en el portal de PowerBI, como de los roles (RLS) en PowerBI desktop son imprescindibles para nuestra organización.

A través de estas herramientas podemos organizar adecuadamente quién accede a qué reportes, y además, segmentar la información dentro del propio reporte.

 

Si queréis poneros en contacto con nosotros, podéis hacerlo aquí o enviando un email a info@kabel.es
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