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Power BI

¿Qué es Power BI y cómo sacarle el máximo partido?


Hoy día, el procesamiento e interpretación de los datos alcanza todas las capas de la realidad. La información y análisis que se hace determina decisiones en el día a día de personas, empresas e instituciones públicas. Para un tratamiento más efectivo de estos, existe Power BI, una solución de Microsoft que resulta fundamental en este entorno.

Power Business Intelligence presenta informes interactivos con los datos que le facilitamos. Con estos podemos procesar información y predecir comportamientos. Basado en la nube, permite contar con varias fuentes diferentes de información para realizar sus análisis.
En definitiva, es un software de inteligencia de negocios. Permite analizar y explorar datos en físico y/o en la nube. Además, permite compartir informes y cuadros de mando dentro de una misma organización.

¿Por qué usar Power BI?

Tener un gran volúmen de datos no sirve de nada, por sí mismo. Hay que poder procesarlos, interpretarlos y analizarlos. Es igualmente importante que estén alineados con nuestros objetivos. Solamente así sacaremos todo el partido a estos tanto en el presente, como de cara a futuro.

Lanzado por Microsoft en julio de 2011, Power BI ofrece el control integral de los datos de una organización. Transforma, filtra y facilita el análisis de la información mediante sus visuales.  Es una herramienta que no para de crecer y que tiene innumerables aplicaciones reales. 
La herramienta destaca por tener numerosas integraciones con productos y servicios diferentes. Esto permite que importar registros a Power BI sea sencillo y no haya errores en el proceso. Así, por ejemplo, puede tomar información de Google Analytics, MailChimp, SQL, Excel … y aunarlos en una misma base de datos.

Sus usuarios pueden ver lo que sucedió en el pasado, en el presente y en el futuro. Especialmente útil resulta este último uso. Gracias a este, se pueden anticipar crisis y dar respuestas a estas antes de que tengan lugar. Los datos tanto de dentro como de fuera de la organización son accesibles desde casi cualquier dispositivo.

La interpretación gráfica y visual de los datos facilitados a Power BI también permite:

  • Evaluar debilidades de una organización.
  • Detectar fortalezas.
  • Evaluar crecimientos.
  • Optimizar la toma de decisiones.

En estos momentos, se estima que tiene cinco millones de usuarios en todo el mundo y es utilizado por unas 200.000 empresas.

Otra posibilidad de la herramienta de Microsoft es la de crear paneles ejecutivos. A través de estos, los administradores de una organización obtienen información útil sobre el desempeño de los distintos departamentos que la integran.
Este software de inteligencia de negocios destaca sobre el resto de soluciones. Power BI fue elegida en 2022 por cuarta vez consecutiva como plataforma líder del Cuadrante Mágico de la consultora Gartner.La distancia en los cuatro aspectos analizados frente a sus competidores es considerable.

¿Cómo funciona Power BI?

La función principal de Power BI es dar a las empresas la información que necesitan. Para ello, toma todos los datos de los que dispone y los transforma en cuadros, imágenes y gráficos para comprenderlos mejor. 

Esta solución de Microsoft ha sido creada mediante machine learning. Esto posibilita la detección de patrones en los datos para realizar predicciones y pensar en futuros escenarios posibles. 

Su interfaz es muy similar a la de Microsoft 365, algo que facilita su adaptación. No hacen falta grandes conocimientos técnicos para operar con Power BI. 

La herramienta tiene dos soluciones enfocadas a diferentes campos, aunque pueden funcionar de forma independiente:

  • Excel. Está enfocada a obtener y transformar datos. 
  • Power BI. Centrada en la parte visual y del trabajo compartido.

Power BI puede correr en varios dispositivos. Es posible acceder desde cualquiera de ellos a todas sus funcionalidades. Estos son:

  • Desktop. Para ordenadores con un sistema operativo Windows 10 o superior.
  • Mobile. Disponible en Google Play y App Store. 
  • Service. Para empresas que deseen mantener sus datos en sus instalaciones.

Al igual que otras soluciones de business intelligence, tiene integrados scripts R y Python. Esto permite a los analistas de datos usar los scripts propios en la herramienta de Microsoft. Lo único necesario para hacerlo es tenerlos instalados en local.

¿Cómo es el flujo de trabajo en Power BI?

El proceso para realizar tareas en la herramienta de Microsoft es el siguiente:

  • Obtención de datos. Se realiza mediante Power Query, el creador de consultas. Es posible tomar información desde múltiples documentos y fuentes. Estos inputs se pueden transformar según las necesidades del usuario, descartando los que no sirvan y uniendo mediante relaciones los que se considere oportuno.

Así, pasamos a operar en apariencia con una única base de datos. 

  • Almacenamiento y procesamiento. A través de Power Pivot guardaremos lo trabajado en Power Query. Permite usar lenguaje DAX, un lenguaje de fórmulas eficaz en estos entornos. Alimenta mediante datos los bloques de creación de Power BI.
  • Usar visualizaciones disponibles. Con Power View se crean reportes, panales, informes y publicaciones. Es posible presentar los datos mediante un amplio catálogo de opciones, como gráficos, tablas o mapas. Las representaciones son interactivas, mostrando siempre los datos indicados. 

Una vez se genera un informe, es posible compartirlo internamente o publicarlo en internet. Estos pueden ser consultados en tiempo real, algo que facilita y simplifica la toma de decisiones. 

¿Cuánto cuesta?

Power Business Intelligence es una herramienta gratuita en su licencia básica que se actualiza todos los meses. Desde la web de Microsoft puedes descargar lo siguiente sin tener que realizar ningún pago:

  • Microsoft Power BI Desktop.
  • Microsoft Power BI Mobile.
  • Puerta de enlace de datos local de Microsoft.
  • Publicador de Microsoft Power BI para Excel.
  • Publicar informes en almacenamiento local con el servidor de informes de Power BI.
  • Generador de informes de Microsoft Power BI.

El paquete básico permite generar informes, pero no compartirlos con otros usuarios. Por otro lado, existen:

  • Power BI Pro. Con un precio de 8,40€ por usuario al mes. La licencia permite visualizar datos en paneles e informes, además de compartirlos con la organización.
  • Power BI Premium. Cuesta 16,90 euros al mes y permite funciones avanzadas de Inteligencia Artificial para preparar datos. Si se desea contratar por capacidad, la cuota es de 4.212,30 euros al mes.

Ventajas y desventajas de Power BI

La herramienta de inteligencia empresarial de Microsoft es la más potente de las existentes en estos momentos. Sus principales pros, son:

  • Gestión de datos. Permite procesar y analizar grandes volúmenes de información. Luego, estos se muestran simplificados a través de tablas, informes, gráficas y otros recursos visuales. 
  • Flexibilidad. Puede dar información de todo tipo, adaptándose a las necesidades de las organizaciones.
  • Precio. Es una solución muy competitiva a nivel económico.
  • Conectividad. Es posible compartir con un gran número de usuarios los recursos generados. Así, fomenta el trabajo colaborativo.
  • Intuitiva. Power BI es fácil de usar. Desde el primer momento, es posible generar informes de calidad.
  • Tiempo real. Los datos se muestran en tiempo real, siempre se muestra la última versión de los documentos.
  • Integración. Es compatible con las herramientas de recolección de datos más usadas, tanto de Microsoft como de otras compañías.
  • Accesible. Power Business Intelligence puede usarse desde casi cualquier dispositivo.
  • Evolución. Está en constante actualización y mejora. Ha superado algunas debilidades iniciales y trabaja para solucionar y detectar las actuales. 

También existen algunas desventajas que reportan muchos de sus usuarios más frecuentes:

  • Consumo de recursos. Es necesario gran cantidad de memoria RAM para procesar gran cantidad de datos. Dispositivos de menor capacidad y/o más antiguos pueden tener problemas a la hora de realizar algunas funciones de forma fluida. 
  • Complementos adicionales. Hay que descargar programas y addons para realizar algunas de sus funciones.
  • Complejidad. Para sacar todo el partido a esta herramienta hacen falta muchas horas de uso y/o formaciones adicionales. Cuenta con muchas funcionalidades y convertirse en un experto en su uso no está al alcance del usuario medio. 

¿Dónde estudiar Power BI?

Aunque la interfaz de Power BI es familiar para aquellos que tienen otras soluciones de Microsoft, llegar a dominarla en su totalidad no es fácil. Existen cursos y certificaciones para dotar a los usuarios de las competencias necesarias para hacerlo. En la actualidad, tanto entidades públicas como privadas los ofrecen.

Antes de estudiar Power BI, es necesario reforzar los conocimientos en Excel. El dominio de las tablas dinámicas de esta herramienta es básico para tener competencias avanzadas en este software de inteligencia de negocios.

Microsoft dispone de una serie de cursos en los que es posible mejorar su dominio. Sus unidades de aprendizaje están divididas por nivel de conocimiento de la herramienta y funciones de la misma.

La clave para interpretar datos

La gestión y tratamiento de datos es vital para que las organizaciones puedan funcionar. No importa la naturaleza ni el tamaño de estas, hoy día, todas lo necesitan para tomar decisiones. Herramientas como Power BI facilitan esta labor generando informes visuales muy fáciles de interpretar.

Gracias a este software de inteligencia de negocios es posible ver lo sucedido en el pasado, presente y futuro. En base a esto, pueden trazarse estrategias y plantear hipótesis sobre lo que sucederá. Sin el correcto análisis de la información resultaría casi imposible.

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