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No estaría bien hablar de SharePoint Server 2016, y sus novedades, sin tener en cuenta y comentar en general la foto que hay ahora mismo en la parte colaborativa de Microsoft, donde incluyo SharePoint Server 2016, SharePoint Online y Office 365.

Y es que estamos viendo de forma continua cómo está creciendo la cantidad de productos y servicios que Microsoft incorpora en Office 365, haciendo que el abanico de opciones que tenemos para ofrecer soluciones sea muy amplio, cosa que puede hacer complicado estar al día de las novedades y servicios disponibles en la nube de Microsoft.

Cada día cobra más importancia la nube, y Microsoft está apostando fuerte por ella. Puede ser por esta razón, que estemos en un punto en el que nos planteemos si esta versión de SharePoint va a ser la última que aparezca On-Prem, o si es mejor ir a soluciones en SharePoint Online antes que On-Prem.

El objetivo de este post no es dar respuesta directa a estas preguntas, sino de plantear las novedades de la nueva versión, a la vez que se realizan comparaciones y descripciones sobre la versión Online, con el fin de sacar nuestras propias conclusiones.

Vamos a comenzar hablando del origen de esta nueva versión de SharePoint Server. Aquí hay dos aspectos fundamentales. Por un lado, que SharePoint 2016 nace en la nube, y por otro lado, que es el punto de partida de un código base de producto, en lugar de ser una versión de código diferente de la que hay para la nube. Este código base nace de la unión de la versión anterior de SharePoint Server, y de la versión actual de SharePoint Online.

codebase

Esta decisión de tener un único código base para ambas versiones, va a facilitar las futuras actualizaciones de producto, permitiendo a Microsoft poder utilizar un desarrollo para SharePoint Online en la versión On-Prem sin esfuerzo.

¿Cómo tiene pensado Microsoft hacer estas actualizaciones de producto? A diferencia de las versiones anteriores, previa a la existencia de la versión Online, digamos que sólo había una línea de desarrollo, que era la de SharePoint Server. En esta línea, aparecía una versión, y luego otra, y otra cada X años.

Ahora existen dos líneas de desarrollo, la de SharePoint Online y la de SharePoint Server. Microsoft va a ir trabajando y realizando cambios en la versión Online a lo largo del tiempo, y lo que irá sucediendo es que irá creando paquetes (Feature Packs) con esos cambios que se podrán desplegar en la versión Server, sin que se trate de un nuevo producto. Y cuando los cambios incluidos sean significativos como para generar una nueva versión, saldrá una nueva, pero no habrá que esperar hasta entonces para ir pudiendo disfrutar de los cambios y nuevas funcionalidades que salgan en la versión Online.

features

Esto quiere decir que al final, la versión de SharePoint 2016 que vamos a encontrar, va a ser una versión que nace de la nube (SharePoint Online), con un gran número de sus funcionalidades hasta la fecha, con un componente que Microsoft llama híbrido para aquella funcionalidad que no se puede hacer específica de la versión On-Prem, y con una parte de funcionalidades específicas de servidor (sobre todo en la parte de la Administración Central).

mix

Ahora que tenemos una foto del origen de esta nueva versión de SharePoint Server, vamos a hacer un resumen de los principales cambios que surgen con ella. Hay que tener presente que esta versión a fecha de este artículo, todavía no se ha liberado, por lo que puede que todavía surjan cambios en la misma. Microsoft la anuncia para verano de este año 2016, junto con el nuevo framework de desarrollo. Las funcionalidades y novedades principales que conocemos a día de hoy son las siguientes:

Mobile-First, Cloud-First. Esto es algo en lo que Microsoft está dedicando un gran esfuerzo. Su objetivo es que SharePoint sirva como plataforma para que de forma sencilla y robusta, se puedan realizar tareas colaborativas y de compartición de ficheros en cualquier dispositivo. Esta versión de SharePoint incluirá una interfaz responsiva que permitirá poder ver los contenidos de los portales desde cualquier dispositivo. Además, Microsoft está actualizando sus herramientas para que adopten esta tendencia, y ya podemos ver y descargar aplicaciones como Yammer, OneDrive, SharePoint App, Microsoft Office, Microsoft Flow, Microsoft Groups, etc. para dispositivos IOS y Android.

Experiencia Híbrida. Lo mencionamos brevemente antes. Esta es una de las grandes apuestas de esta versión, y existen múltiples novedades entorno a los mecanismos híbridos en SharePoint. Como comentamos anteriormente, esta versión nace en la nube, y cada día está más integrada con el resto de servicios que Microsoft está construyendo en ella, como por ejemplo Microsoft Graph, Microsoft Delve, etc. Algunos de estos servicios son propios de Office 365 y no pueden existir en un entorno On-Prem puro, por lo que Microsoft ha creado una serie de mecanismos que permiten que la versión On-Prem de SharePoint pueda estar conectada con la versión Online y a la vez con múltiples servicios alojados en la nube. Esta serie de mecanismos es lo que llamamos experiencia híbrida.

Otro elemento destacable en este sentido es la experiencia de búsqueda hibrida. Microsoft ha trabajado para que los resultados de búsqueda puedan mostrar tanto resultados de los contenidos de SharePoint On-Prem, como de SharePoint Online si el cliente ya está empezando a trabajar en la nube.

Experiencia de Usuario: Con el objetivo de tener una intranet mobile-first, Microsoft ha realizado numerosas mejoras en este aspecto y en las herramientas que lo rodean, como por ejemplo el aumento del tamaño de los archivos que pueden ser subidos a SharePoint y su integración con OneDrive (se podrán subir ficheros de hasta 10GB). Destacar las mejoras que se han realizado en la visualización de bibliotecas de documentos e imágenes, donde se puede realizar la pre-visualización de imágenes y vídeos con un sistema más intuitivo de compartición de ficheros.

Para que el usuario se vaya familiarizando con SharePoint Online, en esta versión se ha incluido la barra superior y un icono del lanzador de aplicaciones similar al que incorpora Office 365.

library

Además se ha incorporado una vista móvil a las vistas por defecto, de forma que el usuario pueda acceder al contenido de las bibliotecas y listas desde el móvil y poder visualizar los contenidos de una forma amistosa. Esta novedad, junto con la integración del resto de productos de Office en el móvil como Word, Excel, Yammer…hacen que SharePoint 2016 tenga una experiencia de usuario significativamente mejorada en dispositivos.

Características de Cumplimiento y mejoras de seguridad. Aparecen nuevas funcionalidades para poder establecer políticas de acceso a datos en función no sólo del rol del usuario, sino también de la ubicación y del dispositivo. Por ejemplo establecer una política tan sencilla como que un usuario que abra desde el dispositivo móvil un documento Word, tenga que introducir un pin de seguridad antes de poder visualizar el documento, o que no se puedan compartir documentos con cierto tipo de sensibilidad de datos. securityO por ejemplo otorgar y revocar accesos a ficheros de forma rápida e intuitiva. Además todo el acceso a documentos, así como acciones de compartición, podrán ser auditadas para ver la actividad que han sufrido los documentos.

Se mejora la funcionalidad de la prevención de pérdida de datos (Data Loss Prevention), con una serie de características diseñadas para que la información sensible permanezca segura.

policy

Cambios en la Infraestructura. Por último, la nueva versión de servidor incluye nuevas mejoras a nivel de infraestructura. Uno de los más significativos es la introducción del MinRole, que permite a cada servidor que forma parte de la granja, establecer qué rol va a tener (Front-end, Application, Search, etc.) y así habilitar de forma automática los servicios necesarios para su funcionamiento, optimizando el rendimiento de la granja.

MinRole

Además hay otra serie de mejoras, en las que se pueden destacar la eliminación del límite de elementos en las vistas de listas de SharePoint, aumento de la cantidad de elementos que pueden ser indexados por el buscador, así como los límites de las bases de datos de contenidos, la creación rápida de sitios y colecciones de sitios, la integración nativa de Project Server, y la retirada del servicio de Excel, que ahora está incluido en las Office Web Apps, que en caso de ser instaladas, será necesario que se instalen en un servidor independiente (y no en el mismo en el que esté SharePoint instalado).

No obstante, aquí se pueden ver otras mejoras que incluye SharePoint Server 2016: https://technet.microsoft.com/es-es/library/mt346121(v=office.16).aspx

¿Será SharePoint 2016 la versión que realmente marcará un cambio de tendencia o una reinvención de las intranets? Yo creo que eso ya ha sucedido con SharePoint Online y el conjunto de herramientas que se van liberando cada día en Office 365, y que SharePoint 2016 es una versión para aquellas compañías que aún no dan el paso a subirse al barco de la nube. Sin embargo SharePoint 2016 va a hacer que para aquellas compañías que decidan poco a poco ir a la nube, el proceso de adaptación sea más rápido, pudiendo además realizar migraciones por partes haciendo uso por ejemplo de servicios como FastTrack.

Además con esta versión de SharePoint, se anuncia también el nuevo Framework de desarrollo de SharePoint, que apuesta por un cambio a todos los niveles. Quizás hablemos de esto en una futura entrada.

Lo que está claro es que SharePoint sigue siendo una de las herramientas mejor valoradas para la construcción de portales e intranets empresariales, y que cada día el crecimiento de nuevos usuarios así como de usuarios que apuestan por la versión en la nube está en aumento, siendo ahora mismo cerca de 70 millones de usuarios los que están activos en Office 365.

ecosystem

SharePoint va a seguir siendo una de las piezas clave en cuanto a herramienta empresarial, así que no creo que veamos que desaparezca, sino que siga transformándose para adaptarse a las nuevas necesidades y cambios de tendencia que surgen con los nuevos mecanismos de trabajo en las empresas.

Si queréis comentarnos lo que sea podéis hacerlo en info@kabel.es

proudtobe

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